Giải pháp AV đặt phòng họp nội bộ - Meeting Space Management Solution

Có thể bạn đã từng rơi vào một trong những tình huống này trước đây. Bạn muốn có một cuộc họp nhanh với ai đó mà không có tiếng ồn xung quanh . Trong trường hợp này, bạn có thể dạo quanh văn phòng của mình với hy vọng tìm được phòng trống hoặc hỏi trong văn phòng xem có phòng họp miễn phí không. Cả hai điều đó đều không phải là cách sử dụng thời gian của bạn. Vậy bạn làm gì?

Tại sao tôi nên đầu tư vào phần mềm đặt lịch sử dụng phòng họp?

Với phần mềm lập lịch phòng, bạn sẽ loại bỏ được hai vấn đề lớn: tích trữ phòng và các cuộc họp lãng phí.

Việc tích trữ phòng xảy ra khi không có quy trình đặt phòng nào được thiết lập. Với sự cạnh tranh cho mọi vị trí, mọi người sẽ bắt đầu có mặt sớm để đặt phòng họp của họ. Mọi người không làm điều này một cách ác ý, đúng hơn là do hệ thống không cung cấp cho mọi người thông báo về thời điểm có phòng.

Các cuộc họp lãng phí cũng là một điểm nhức nhối cho các phòng họp không có phần mềm lên lịch. Điều gì xảy ra khi một cuộc họp bị hủy bỏ? Khi không gian này mở ra, mọi người không biết và phòng của bạn trống rỗng. Phòng này có thể được sử dụng cho những người muốn đặt một cuộc họp ngẫu hứng hoặc phải lên lịch lại.

Phần mềm lập lịch phòng cho phép nhân viên xem phòng nào sẽ mở cửa khi họ muốn gặp mặt. Nó cũng sẽ cập nhật khi có phòng. Bạn sẽ không cần phải ngồi trong phòng sớm 30 phút để giữ lấy nó. Bạn cũng có thể xem thiết bị nào có trong phòng, chẳng hạn như thiết bị hội nghị truyền hình .

Quản lý, giám sát và báo cáo

Các hệ thống đặt phòng này giúp bạn có thể quản lý, giám sát và báo cáo tình hình sử dụng phòng họp. Trong nhiều trường hợp, nhân viên có khả năng đặt chỗ từ nhật ký trực tuyến của riêng họ từ máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của họ, loại bỏ nhu cầu chạm vào các bảng đặt phòng được chia sẻ.

Sau đó, các bảng điều khiển sẽ hiển thị lịch trình hiển thị thời gian phòng trống, khi nào phòng được sử dụng và ai sử dụng, và có thể được định cấu hình để tiến hành dọn dẹp giữa các cuộc họp. Các công nghệ trong phòng và công suất phòng tối đa có thể được định cấu hình và hiển thị để hiển thị các tài nguyên có sẵn trong mỗi không gian, do đó thiết lập các nguyên tắc an toàn và tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên.

Khai thác sử dụng phòng họp một cách thông minh

Đối với các cuộc họp đặc biệt, có thể dễ dàng nhìn thấy phòng còn trống một cách trực quan vì hầu hết các hệ thống đều tích hợp đèn LED trạng thái, cho biết trạng thái sẵn có hiện tại. Điều này giúp giảm nguy cơ vào các phòng đã có người ở hoặc sử dụng phòng do đồng nghiệp đặt hoặc để dọn dẹp.

Trong phạm vi các trung tâm hội nghị / các cơ quan ban ngành / Các phòng họp các Hotel Resort lớn hơn, các giải pháp phát hiện phòng và nơi làm việc cung cấp các báo cáo chính xác, ẩn danh và thời gian thực về cách thức và thời điểm sử dụng phòng họp và không gian làm việc. Mục tiêu sử dụng có thể lập trình có thể được định cấu hình, giám sát và hiển thị để quản lý việc sử dụng không gian, hạn chế quyền truy cập khi đầy và quan trọng là báo cáo về việc sau khi sử dụng hoặc không sử dụng có thể được cấu hình lại. Những khả năng mạnh mẽ này được thiết lập để trở thành công cụ quan trọng cho các nhà quản lý xây dựng / cơ sở và sức khỏe và an toàn, những người chịu trách nhiệm về nơi làm việc.

Ứng dụng cũng có thể lọc các phòng dựa trên nhu cầu thiết bị hoặc kích thước, cũng như yêu cầu các dịch vụ khác cho các phòng cụ thể. Bằng cách đó, người quản lý cơ sở của bạn có thể biết những gì cần thiết lập cho phòng đó nếu họ bắt đầu thấy nhiều yêu cầu.

Đặt phòng họp linh hoạt phù hợp với quy trình làm việc của mọi người

Đặt phòng họp linh hoạt phù hợp với quy trình làm việc của mọi người

Đặt phòng họp từ ki-ốt, điện thoại thông minh, máy tính để bàn, plugin email và bảng điều khiển phòng.

CÁC TÍNH NĂNG CỦA HỆ THỐNG ĐẶT PHÒNG HỌP

Tìm kiếm các phòng trên sơ đồ mặt bằng trực quan

Giúp nhân viên nhanh chóng tìm, đặt trước và đến phòng hội nghị với sơ đồ tầng kỹ thuật số từ môđun không gian

CÁC TÍNH NĂNG CỦA HỆ THỐNG ĐẶT PHÒNG HỌP

Xem phòng trống ngay lập tức

Loại bỏ sự lang thang bất tận trong khi tìm kiếm các phòng có trạng thái sẵn sàng theo thời gian thực trên các giao diện đặt phòng hoặc các màn hình hiển thị đặt phòng kỹ thuật số.

Xem phòng trống ngay lập tức

Điều phối các dịch vụ bổ sung trong khi quản lý đặt phòng

Tạo phiếu yêu cầu dịch vụ cho các phòng bạn đặt trước để yêu cầu dọn dẹp, sửa chữa thiết bị AV, phục vụ ăn uống hoặc cấu hình chỗ ngồi.

Điều phối các dịch vụ bổ sung trong khi quản lý đặt phòng

Tích hợp với Slack và Outlook để nhận thông báo đặt chỗ

Tích hợp nguyên bản với công nghệ phổ biến tại nơi làm việc loại bỏ "ma sát" và lấy lại năng suất.

Tích hợp với Slack và Outlook để nhận thông báo đặt chỗ

LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM ĐẶT PHÒNG

Giúp việc đặt phòng họp tốt hơn cho mọi người

Giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận các phòng họ cần, đồng thời sử dụng tối đa không gian văn phòng của bạn.

Tăng năng suất

Tăng năng suất cuộc họp

Việc đặt phòng họp hai lần có thể là một trải nghiệm khó chịu đối với nhân viên. Cho dù họ chọn tìm kiếm một không gian khác để sử dụng hay chọn lên lịch lại cuộc họp, thì cả hai tình huống đều là một yếu tố giết chết năng suất. Vấn đề đặt phòng giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp cho nhân viên một cái nhìn thời gian thực về tình trạng phòng trống.

Tăng năng suất

Nhận thông tin chi tiết về việc sử dụng

Có được cái nhìn sâu sắc về việc sử dụng không gian

Khi nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm phòng trống tại nơi làm việc, có hai cách giải thích tiềm năng. Có thể là do thiếu không gian, hoặc phần lớn lực lượng lao động muốn sử dụng các khu vực giống nhau. Phần mềm đặt phòng có thể giúp bạn giải mã nguyên nhân gây ra tình trạng thiếu không gian của bạn là gì và lập kế hoạch cải thiện có thể hành động.

Nhận thông tin chi tiết về việc sử dụng

Kinh nghiệm của nhân viên

Cải thiện sự hài lòng của nhân viên

Trong bất kỳ thời điểm nào của ngày làm việc, nhân viên có thể cần lên lịch một cuộc họp vào phút cuối hoặc chỉ đơn giản là muốn thay đổi khung cảnh. Điều quan trọng là phải có công nghệ phù hợp để hỗ trợ những nhu cầu này. Tìm và đặt chỗ thông qua phần mềm đặt phòng cung cấp một giải pháp hiệu quả — hơn hẳn việc đi lang thang trong khuôn viên công ty để tìm các khu vực còn trống.

Kinh nghiệm của nhân viên

Tích hợp lịch

Đặt phòng và tài nguyên trong Outlook hoặc Lịch Google

Bạn có thể chọn phòng nào phù hợp với tổ chức của mình: nhân viên của bạn có thể đặt phòng thông qua lịch công ty trong khi bạn theo dõi việc sử dụng và thông tin chi tiết trong phần mềm đặt sử dựng phòng họp. Hoặc họ có thể đặt phòng qua phần mềm đặt sử dựng phòng họp và đặt phòng sẽ tự động đồng bộ với lịch của họ.

Tích hợp lịch

Màn hình trong phòng

Màn hình phòng giúp các cuộc họp diễn ra đúng giờ

Cung cấp cho lực lượng lao động và khách của bạn khả năng hiểu tình trạng phòng họp và đặt chỗ mới khi ở tại không gian. Xem xét không phải lúc nào cũng dễ dàng tìm được thời gian khi tất cả mọi người đều có mặt, tùy chọn tiện lợi này cho phép bạn nắm bắt khoảnh khắc khi nó xảy ra.

Màn hình trong phòng

Cảm biến sử dụng phòng họp

Cải thiện hiệu quả phòng họp với cảm biến chiếm chỗ

Tích hợp với các cảm biến chiếm chỗ để theo dõi việc sử dụng và tự động đặt trước các cuộc họp ngẫu hứng hoặc tự động hủy các cuộc họp không cần giám sát. Trong khi loại bỏ các đặt phòng "ma", bạn sẽ có những thông tin chi tiết để đảm bảo nhân viên có thể tiếp cận thuận tiện với các phòng họp phù hợp nhất với nhu cầu của họ.
Cảm biến sử dụng phòng họp

Bạn cần một đối tác đáng tin cậy, đã được chứng minh và hiểu những thách thức của quản lý nơi làm việc hiện đại.

Khám phá những gì làm cho chúng tôi khác biệt.

 

DỰA TRÊN ĐÁM MÂY

56% khách hàng đã chọn giải pháp để cải thiện hoạt động của mình dựa trên tính linh hoạt của nó.

 

DỄ ĐỂ THỰC HIỆN

52% khách hàng cho biết chỉ mất chưa đầy năm tháng để triển khai

 

THÂN THIỆN VỚI NGƯỜI DÙNG

96% khách hàng cho biết dễ sử dụng hơn so với các giải pháp quản lý nơi làm việc khác.

 

FASTER ROI

52% khách hàng đã nhận thấy lợi tức đầu tư của họ trong vòng ba tháng đầu tiên.

Hãy tận hưởng bộ sưu tập tài nguyên được đề xuất của chúng tôi sẽ giúp bạn trong hành trình xây dựng không gian làm việc thông minh nhanh nhẹn được yêu thích bởi tương lai công việc.

Chào đón hợp tác

Khám Phá Giải Pháp Thành Công Cùng Bá Hùng Technology Co.!

Chúng tôi tự hào là đối tác đáng tin cậy của bạn, sẵn sàng đồng hành trên mọi chặng đường, dù dự án lớn hay nhỏ. Với giải pháp công nghệ tiên tiến và chuyên nghiệp, Bá Hùng Technology Co. cam kết mang lại thành công cho dự án của bạn.

 
Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn tận tâm, đảm bảo bạn nhận được những giải pháp tối ưu nhất. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và khám phá cách chúng tôi có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

 
Hãy để Bá Hùng Technology Co. trở thành một phần của hành trình thành công của bạn!

 

Bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại:


Ms Helen (Thuỳ Hương), Vice President - Project Director 

  • Hotline: +84 919339977
  • Email 1: info@bahung.com
  • Email 2: helenvu999@gmail.com

 

James Dynamic, CEO 

  • Hotline: +84 908410817
  • Email: ceo@bahung.com

Khám phá một giải pháp thành công!

Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn, dù là dự án lớn hay nhỏ. Hãy để Bá Hùng Technology Co., góp phần tạo nên thành công cho dự án của bạn với giải pháp công nghệ tiên tiến -  chuyên nghiệp!

Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn tận tâm. Chúng tôi mong muốn được giúp bạn xây dựng trải nghiệm tuyệt vời.