Trong một phòng họp hội đồng, độ rõ của lời nói không phải một tiện ích. Nó là điều kiện để một nghị quyết được hiểu đúng, ghi đúng, và quyết đúng.

Hãy hình dung một phòng họp hội đồng đang biểu quyết một vấn đề quan trọng. Một thành viên ngồi cuối phòng phát biểu một điều khoản then chốt, và một nửa số người trong phòng không nghe rõ. Trong một cuộc trò chuyện thường, đó là một phiền toái nhỏ. Trong không gian này, nó có thể làm lệch một lá phiếu, sai một dòng biên bản, hỏng một kết luận có giá trị pháp lý.

Đây là điều phân biệt phòng họp ra quyết định trang trọng với mọi không gian âm thanh khác. Cái giá của việc nghe không rõ không tính bằng sự khó chịu, mà tính bằng hậu quả của quyết định. Vì vậy độ rõ ở đây không thể là thứ làm tốt nhất có thể. Nó phải là thứ được đảm bảo.

Một cuộc họp trang trọng là bài toán của trật tự, không chỉ của âm lượng

Khác biệt đầu tiên của không gian này nằm ở số người và ở trật tự phát biểu. Một phòng họp hội đồng có thể có hàng chục, thậm chí hàng trăm vị trí, mỗi vị trí đều có quyền lên tiếng, nhưng không thể nói cùng lúc. Hệ thống không chỉ phải khuếch đại tiếng nói. Nó phải quản lý ai đang giữ quyền phát biểu, ai đang chờ, ai có quyền ưu tiên.

Đây là lý do một hệ thống hội nghị nghiêm túc khác hẳn một bộ micro thông thường. Đối tác Anh Quốc mà Bá Hùng chọn cho lĩnh vực này đã đi tiên phong trong chính khái niệm hệ thống micro hội nghị, và sau hơn bốn mươi tám năm vẫn là một trong những nhà sản xuất chuyên sâu nhất, với kinh nghiệm trực tiếp ở các nghị viện, hội đồng, và những định chế cấp cao bậc nhất. Mỗi vị trí có một micro cổ ngỗng với vòng sáng báo hiệu, sáng lên khi người đó được trao quyền nói. Có nút yêu cầu phát biểu, có quyền ưu tiên dành cho chủ tọa. Trật tự của cuộc họp được thể hiện ngay trên thiết bị, không phải bằng tiếng gõ búa.

Trần âm lượng vô hình mang tên tiếng hú

Có một giới hạn vật lý mà mọi phòng họp đông người đều va phải, và phần lớn hệ thống chấp nhận nó như một định mệnh.

Để mọi người nghe rõ, micro phải được khuếch đại đủ lớn. Nhưng micro càng to, nó càng dễ thu lại chính âm thanh phát ra từ loa trong phòng, tạo thành vòng lặp, và bùng lên thành tiếng hú. Cách xử lý thông thường là giữ micro gần miệng người nói và để âm lượng ở mức khiêm tốn, thường buộc người phát biểu phải cúi sát vào micro ở khoảng cách chừng 60 đến 80cm. Điều này vừa kém trang trọng, vừa giới hạn độ rõ thật sự đạt được.

Đây chính là nơi năng lực riêng của Bá Hùng bước vào. Tuyệt kỹ chống hú đa tầng do Bá Hùng phát triển cho phép micro thu rõ tiếng nói ở khoảng cách tới 160cm mà không bùng hú. Con số này có ý nghĩa vật lý cụ thể. Theo định luật nghịch đảo bình phương, khi khoảng cách từ miệng người nói tới micro tăng từ 20cm lên 160cm, tín hiệu thu được giảm khoảng 18 decibel, tức năng lượng âm chỉ còn một phần sáu mươi tư. Bù lại được khoảng hụt đó, đồng thời vẫn giữ cho hệ thống không hú, là một bài toán kỹ thuật thật sự, không phải một dòng quảng cáo trên tờ rơi.

Hệ thống trên bàn, cộng căn phòng phía sau

Đây là chỗ hai năng lực cộng lại thành một thứ mạnh hơn tổng các phần. Đối tác Anh Quốc cung cấp hệ thống trên bàn họp: micro cổ ngỗng, quản lý quyền phát biểu, quyền ưu tiên chủ tọa, nền tảng để mở rộng sang bỏ phiếu và phiên dịch. Bá Hùng xử lý căn phòng phía sau: kỹ thuật chống hú cho phép chính những micro đó được khuếch đại tới mức đủ để cả phòng nghe rõ, trong khi chỗ ngồi vẫn giữ được khoảng cách tự nhiên và trang trọng.

Một bên lo thiết bị, một bên lo âm học. Thiếu một trong hai, kết quả đều khập khiễng. Một hệ thống hội nghị tốt đặt trong một căn phòng không được xử lý chống hú sẽ phải hạ âm lượng và đánh mất độ rõ. Một căn phòng được xử lý tốt nhưng dùng hệ micro không có quản lý trật tự sẽ rơi vào hỗn loạn khi nhiều người cùng muốn nói. Giá trị nằm ở chỗ cả hai được thiết kế cùng nhau, bởi cùng một nhà tích hợp.

Một cuộc họp trang trọng không được phép có sự cố giữa chừng

Có những hệ thống mà một lần trục trặc chỉ là bất tiện. Hệ thống cho phòng họp ra quyết định không thuộc loại đó. Một phiên họp hội đồng không thể dừng lại giữa chừng vì âm thanh hỏng, không thể để một nghị quyết bị gián đoạn vì một micro chết.

Đây là lý do ở phân khúc cao, hệ thống được xây trên một mạng số chất lượng cao với cấu trúc vòng dự phòng, để một điểm hỏng không kéo sập cả hệ. Và đây cũng là lý do quy trình quan trọng ngang thiết bị. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 mà Bá Hùng duy trì liên tục từ năm 2011 đảm bảo việc thiết kế, lắp đặt, nghiệm thu và bảo trì đều theo chuẩn và truy vết được, để độ tin cậy không phụ thuộc vào may rủi.

Khi nào cần kiến trúc này, và khi nào không

Kiến trúc hệ thống hội nghị trang trọng là lựa chọn đúng khi cuộc họp có nhiều người cùng quyền phát biểu, khi trật tự và độ rõ là yêu cầu nghiêm ngặt, và khi nội dung cuộc họp mang sức nặng về pháp lý, hành chính, hoặc quản trị. Phòng họp hội đồng chính quyền, phòng họp hội đồng quản trị ngân hàng và doanh nghiệp, hội trường nghị sự.

Nó không cần thiết cho một phòng họp nhỏ vài người, nơi mọi người nghe nhau tự nhiên và không cần quản lý quyền phát biểu. Với những không gian đó, một giải pháp hội họp gọn nhẹ là đủ và hợp lý hơn. Một bên tư vấn nghiêm túc xác định đúng quy mô và tính chất cuộc họp trước, rồi mới đề xuất kiến trúc tương xứng, không áp một mức duy nhất cho mọi căn phòng.