Bốn việc hệ thống phải làm cùng một lúc

Một hội trường kỳ họp, hội trường đại hội Đảng bộ hay hội nghị cán bộ chủ chốt đều đòi hệ thống làm cùng lúc bốn việc, và việc nào hỏng cũng đủ làm hỏng phiên họp:

• Cho mọi đại biểu nghe rõ và được nghe rõ, ở mọi chỗ ngồi, kể cả qua sóng truyền hình
• Điều hành trật tự phát biểu: đăng ký, ưu tiên chủ tọa, giới hạn thời gian, chuyển lượt
• Biểu quyết chính xác, hiển thị minh bạch, lưu vết đầy đủ
• Ghi lại toàn bộ phiên họp để làm biên bản, phục vụ phiên dịch nếu có, và lưu trữ nhiều năm

Bốn việc này thường được mua thành bốn gói thiết bị khác nhau. Nhưng chúng phải chạy như một hệ thống, trên cùng một trục thời gian, với cùng một danh sách đại biểu. Đó là phạm vi của nhóm hội nghị và không gian họp và danh mục hội thảo, biểu quyết, phiên dịch.

Micro không được bắt người ta phải cúi xuống

Bàn đại biểu ở hội trường cấp tỉnh rộng và trang trọng. Phần lớn micro hội thảo trên thị trường chỉ thu tốt trong khoảng 20cm đến 40cm, xa hơn là chạm ngưỡng hú. Kết quả là đại biểu nào cũng phải nghiêng người về phía micro, và trên màn hình truyền hình, hình ảnh một đại biểu cúi sát cần micro để đọc ý kiến chất vấn không đẹp chút nào.

Kỹ thuật chống hú đa tầng của Bá Hùng đã giữ được tiếng nói rõ, không hú, ở khoảng cách thu 160cm. Con số này là trần kỹ thuật, đạt được khi hội trường đủ lớn, trần đủ cao và âm học được xử lý đúng, không phải cấu hình mặc định cho mọi phòng. Theo định luật bình phương nghịch đảo, đưa khoảng cách thu từ 20cm ra 160cm là mất khoảng 18dB tín hiệu. Muốn bù bằng công suất thì phải tăng 64 lần, và đó chính là lúc cả phòng hú lên. Kết quả này không đến từ một thiết bị. Nó đến từ cách bố trí micro, cách phủ loa để năng lượng không dội ngược vào micro, cách xử lý âm học và cách xử lý tín hiệu, tất cả được tính cho riêng từng hội trường. Ở hội trường kích thước thường, hệ thống không cần dùng hết biên đó. Phần dư an toàn còn lại là thứ cho phép đại biểu ngồi thẳng lưng, nói tự nhiên, trong suốt một phiên chất vấn dài.

Phủ tiếng đều cho cả khán phòng

Hệ âm thanh chuyên nghiệp của hội trường cần làm hai việc ngược nhau: đưa tiếng nói tới đều mọi hàng ghế, và giữ tiếng đó tránh xa khu vực bàn đại biểu, nơi có micro đang mở. Loa điều hướng chùm tia cho phép dồn âm thanh xuống đúng chỗ có người nghe và tránh trần, tường, bàn chủ tọa. Vừa rõ hơn, vừa an toàn hơn trước tiếng hú.

Điều hành phát biểu: thủ tục của phiên họp được đưa vào hệ thống

Ở hội trường kỳ họp, ai được nói, nói lúc nào, nói bao lâu là chuyện thủ tục, không phải chuyện kỹ thuật. Hệ thống hội thảo tốt mã hóa đúng thủ tục đó: đại biểu bấm đăng ký và vào hàng chờ, chủ tọa nhìn thấy danh sách trên màn hình riêng và cho phép từng người, micro chủ tọa luôn được ưu tiên và có thể tắt mọi micro khác, thời gian phát biểu được đếm và hiển thị. Thư ký kỳ họp không phải ghi tay thứ tự đăng ký.

Mỗi vị trí đại biểu gắn với một danh tính. Khi đại biểu cắm thẻ hoặc xác thực tại chỗ ngồi, hệ thống biết ai đang ngồi đâu, biển tên điện tử hiển thị đúng, camera biết quay về đâu khi người đó phát biểu, và danh sách có mặt được cập nhật tự động cho phần biểu quyết.

Hiển thị: đại biểu đọc được tài liệu từ hàng ghế cuối

Màn hình chính của hội trường phải đủ sáng để đọc được chữ trong điều kiện đèn hội trường bật đầy đủ cho truyền hình, và đủ lớn để hàng ghế cuối đọc được từng dòng của dự thảo. Màn hình tại vị trí đại biểu giúp theo dõi tài liệu và kết quả biểu quyết ngay trước mặt. Với những hội trường muốn giữ mặt bàn trang nghiêm khi không họp, màn hình nâng hạ âm bàn là lựa chọn đáng cân nhắc. Máy nhắc chữ tại bục phát biểu, đèn bục phát biểu đúng nhiệt độ màu với ánh sáng hội trường là những chi tiết nhỏ mà lãnh đạo cảm nhận ngay khi bước lên. Xem thêm nội thất AV cho không gian làm việc.

Ghi lại và lưu giữ

Bản ghi một kỳ họp có tuổi thọ dài hơn rất nhiều so với thiết bị tạo ra nó. Hệ thống ghi âm ghi hình cần ghi đồng bộ tiếng từ hệ hội thảo với hình từ các camera, gắn dấu thời gian lấy từ nguồn giờ chung của tòa nhà, đánh dấu được từng lượt phát biểu để thư ký tìm lại nhanh khi làm biên bản. Dữ liệu lưu tại hạ tầng của cơ quan, phân quyền ai được xem, ai được trích xuất, mọi thao tác đều có nhật ký. Phần hạ tầng này nằm ở nhóm hạ tầng mạng nghe nhìn, điều khiển và an ninh mạng.

Đo được thì mới nghiệm thu được

Một hội trường kỳ họp nên được nghiệm thu bằng các chỉ tiêu cụ thể, đưa vào hồ sơ mời thầu:

• Không hú ở mức âm lượng vận hành khi toàn bộ micro được phép mở theo quy chế
• Độ rõ lời nói đo tại các hàng ghế xa nhất và tại khu vực bàn đại biểu
• Thời gian từ lúc chủ tọa đóng phiên biểu quyết tới lúc kết quả hiện lên màn hình
• Tổng số phiếu khớp với số đại biểu có mặt trong mọi lần biểu quyết thử
• Hệ biểu quyết tiếp tục ghi nhận đúng khi điện lưới bị cắt thử trong lúc đang biểu quyết

Bá Hùng tham gia ở đâu

Chúng tôi đứng ở năm vai: tư vấn kiến trúc giải pháp từ giai đoạn bản vẽ, cung cấp thiết bị từ các đối tác trực tiếp tại G7, Anh và châu Âu với hồ sơ xuất xứ đầy đủ cho mua sắm công, thi công tích hợp, bảo hành bảo trì dài hạn, và ứng cứu nhanh theo kịch bản dựng sẵn cho từng kỳ họp. Quy trình vận hành theo ISO 9001 duy trì liên tục từ năm 2011.

Xem thêm các giải pháp khác cho khối chính quyền tại trang Cơ quan chính phủ, và giải pháp cho khán phòng đa năng và hội trường khi hội trường còn phục vụ cả biểu diễn và sự kiện.