Cart
Continue shopping
Go to cart

Họp trực tuyến từ tỉnh xuống xã phường: khi một cuộc họp có hàng trăm điểm cầu

Tám giờ sáng, hội trường tỉnh khai mạc hội nghị triển khai nghị quyết. Bảy giờ bốn mươi lăm, phòng kỹ thuật vẫn đang gọi điện cho mấy xã chưa lên hình. Một xã có hình nhưng tiếng vọng như nói trong giếng. Một xã khác vừa bật micro thì loa hú. Chủ tọa nhìn đồng hồ, cả hội trường chờ. Phòng chính ở tỉnh không có lỗi gì, thiết bị ở đó tốt và có người trực. Vấn đề nằm ở điểm cầu thứ một trăm, nơi người bật máy là cán bộ văn phòng kiêm nhiệm, chứ không phải kỹ sư.

Sau khi chính quyền địa phương chuyển sang mô hình hai cấp, một tỉnh có thể phải nối cùng lúc tới hàng trăm xã, phường, đặc khu. Họp trực tuyến không còn là chuyện thỉnh thoảng mới dùng. Nó trở thành kênh chỉ đạo điều hành hằng tuần. Một mạng lưới như vậy chỉ mạnh bằng điểm cầu yếu nhất của nó.

Bài toán thật nằm ở điểm cầu thứ một trăm

Nhìn từ hội trường tỉnh, mọi điểm cầu đều giống nhau: một ô hình trên màn hình. Đi xuống từng xã thì khác hẳn. Phòng này rộng sáu mươi mét vuông, trần thạch cao, tường sơn phẳng. Phòng kia là hội trường cũ hai trăm chỗ, sàn gạch, cửa kính một mặt. Có nơi thiết bị mua từ ba đợt ngân sách, ba nhà cung cấp, ba cách đấu nối. Có nơi đường truyền dùng chung với máy tính văn phòng, đúng giờ họp thì cả cơ quan đang tải hồ sơ.

Hệ quả mà lãnh đạo tỉnh cảm nhận rõ nhất là chất lượng không đồng đều. Xã này nghe rõ, xã kia nói nhỏ phải vặn hết cỡ, xã khác lại to đến mức dội cả hội trường. Mỗi lần chuyển lời cho một điểm cầu phát biểu, kỹ thuật viên ở tỉnh lại phải chỉnh âm lượng. Đến khi có sự cố, không ai biết lỗi nằm ở thiết bị, ở đường truyền hay ở thao tác của người dùng, vì chẳng có công cụ nào nhìn thấy điểm cầu đó từ xa.

Thiết kế cả mạng lưới như một hệ thống

Cách chúng tôi tiếp cận bắt đầu từ câu hỏi: nếu một cán bộ ở xã xa nhất bấm một nút, mọi thứ có tự vào đúng trạng thái không. Muốn trả lời có, phải chuẩn hóa từ trên xuống.

Bộ cấu hình chuẩn theo cấp phòng. Thay vì thiết kế riêng hàng trăm phòng, mạng lưới được chia thành vài cấp. Cấp thứ nhất là phòng điều hành và hội trường của tỉnh. Cấp thứ hai là hội trường xã phường quy mô lớn. Cấp thứ ba là phòng họp nhỏ. Các cấp dùng chung một lõi xử lý và cùng một cách vận hành, chỉ khác số micro, số loa, kích thước màn hình. Cán bộ được điều chuyển từ xã này sang xã khác vẫn dùng được ngay.

Âm thanh được ưu tiên trước hình ảnh. Người dự họp chịu được hình hơi mờ, nhưng không chịu được tiếng vọng hay tiếng hú. Mỗi phòng được chọn kiểu thu âm theo cách phòng đó được dùng: micro hội thảo cho bàn họp có thứ tự phát biểu, micro trần hoặc micro thanh cho phòng nhỏ họp quanh một bàn. Bộ xử lý khử tiếng vọng để người ở tỉnh không nghe lại chính giọng mình. Kỹ thuật chống hú đa tầng giữ cho micro không hú ngay cả khi phòng xã có trần thấp, tường phẳng. Mức tiếng đầu ra của mọi điểm cầu được chỉnh về cùng một chuẩn, nên ở hội trường tỉnh, xã nào phát biểu cũng nghe to như nhau mà không ai phải vặn núm.

Cấu hình được khóa sau nghiệm thu. Đây là chi tiết nhỏ nhưng quyết định chuyện người dùng có phải cân chỉnh trước mỗi cuộc họp hay không. Sau khi đo và chỉnh tại chỗ, các thông số được khóa lại. Cán bộ xã chỉ thấy vài nút cần dùng: bật hệ thống, tắt tiếng, chia sẻ tài liệu, kết thúc. Phần còn lại không ai chạm vào được, nên cũng không ai vô tình làm lệch được.

Camera bám theo người phát biểu. Khi đại biểu ở xã bấm micro, camera tự quay về vị trí đó. Ở tỉnh, lãnh đạo nhìn thấy đúng người đang nói thay vì một góc toàn cảnh phòng họp với những khuôn mặt nhỏ xíu.

Xử lý âm học tối thiểu cho phòng xã. Nhiều phòng họp cấp xã vang đến mức thiết bị tốt đến đâu cũng phải gánh thay. Vài mảng tiêu âm đặt đúng chỗ, rèm dày ở mặt kính, thảm ở lối đi thường rẻ hơn một bộ xử lý cao cấp mà hiệu quả lại rõ hơn. Xem nhóm âm học và kiểm soát tiếng ồn và vật liệu âm học cho công trình.

Thiết bị cho các cấp phòng nằm trong danh mục hội nghị truyền hình, cộng tác và hiển thị và hội thảo, biểu quyết, phiên dịch.

Đường truyền và hai luồng tín hiệu tách bạch

Một mạng họp trực tuyến của chính quyền thường chở hai loại nội dung. Loại thứ nhất là họp nội bộ, chỉ đi trong mạng chuyên dùng của các cơ quan Đảng và Nhà nước. Loại thứ hai là nội dung được phép công khai như phiên chất vấn, hội nghị xúc tiến đầu tư, được phát ra truyền hình hoặc internet. Hai luồng này phải tách hẳn nhau và được cấu hình rõ từ đầu, để không bao giờ có chuyện một phiên họp kín bị phát nhầm ra ngoài. Với nội dung không công khai, phần xử lý và lưu trữ nên đặt tại hạ tầng của tỉnh, không đi qua dịch vụ đám mây thương mại.

Trong từng trụ sở xã, tín hiệu họp cần được ưu tiên trên mạng nội bộ để không phải tranh băng thông với máy tính văn phòng. Một đường truyền dự phòng cho các điểm cầu quan trọng giúp cuộc họp không bị cắt khi đường chính có sự cố. Chi tiết ở nhóm hạ tầng mạng nghe nhìn, điều khiển và an ninh mạng và hạ tầng mạng thiết kế riêng cho nghe nhìn.

Biết trước ba mươi phút thay vì gọi điện lúc bảy giờ bốn lăm

Với hàng trăm điểm cầu, không thể dựa vào việc gọi điện hỏi từng xã. Toàn bộ thiết bị được nối về một màn hình giám sát tập trung. Trước giờ họp, trung tâm nhìn thấy ngay điểm cầu nào đã sẵn sàng, điểm nào mất kết nối, micro nào đang lỗi, và có thể khởi động lại thiết bị từ xa mà không cần cán bộ xã làm gì. Khi cần cập nhật phần mềm, việc này được làm đồng loạt vào một buổi tối đã thống nhất, không ai phải đi từng xã.

Tỉnh không cần tuyển kỹ sư nghe nhìn cho từng xã. Tỉnh cần một quy trình vận hành chuẩn, một người quản trị ở trung tâm, và một đơn vị đứng sau chịu trách nhiệm kỹ thuật. Xem giám sát và quản lý từ xa và dịch vụ chăm sóc chủ động.

Đầu tư theo cấp, không rải đều

Không phải phòng nào cũng cần đầu tư như nhau. Phòng họp Ban Thường vụ, hội trường Hội đồng nhân dân, phòng tiếp khách đối ngoại của tỉnh là nơi đặt mức cao nhất, vì ở đó có nội dung mật, có truyền hình trực tiếp, có đoàn khách quốc tế. Hội trường các xã phường lớn cần cấu hình đầy đủ để họp hai chiều với tỉnh. Phòng giao ban thường ngày chỉ cần ổn định, dễ dùng. Cách chia này giúp đề án đầu tư trình Hội đồng nhân dân có mức ngân sách hợp lý mà vẫn nâng được chất lượng ở đúng nơi cần.

Triển khai hàng trăm điểm cầu trong ba giai đoạn

Triển khai một mạng lưới lớn theo kiểu làm xong phòng này mới sang phòng khác sẽ kéo dài hơn một năm. Chúng tôi tổ chức thành ba giai đoạn chạy gối nhau, chia đội theo cụm địa bàn để làm song song.

Giai đoạn một, hạ tầng. Khảo sát và đo hiện trạng từng phòng, hoàn thiện nguồn điện, đường mạng, đường cáp, và các hạng mục xử lý âm học tối thiểu.

Giai đoạn hai, lắp đặt và cân chỉnh. Lắp thiết bị theo cấu hình chuẩn của từng cấp, đo và chỉnh tại chỗ, khóa cấu hình, tập huấn cán bộ ngay tại phòng họp của họ.

Giai đoạn ba, kết nối toàn mạng. Nối các điểm cầu về trung tâm, họp thử diện rộng, nghiệm thu từng điểm, bàn giao hồ sơ hoàn công và tài khoản quản trị.

Đo được thì mới nghiệm thu được

"Âm thanh rõ, hình ảnh đẹp" là câu không kiểm tra được. Một mạng họp trực tuyến nên được nghiệm thu bằng các chỉ tiêu đo được ở từng điểm cầu, và các chỉ tiêu này nên nằm ngay trong hồ sơ mời thầu:

  • Thời gian từ lúc bấm nút đến lúc điểm cầu sẵn sàng vào họp
  • Mức tiếng đầu ra của mọi điểm cầu nằm trong cùng một dải chênh lệch cho phép
  • Không hú ở mức âm lượng vận hành trong suốt một phiên họp thử
  • Tỷ lệ điểm cầu báo sẵn sàng trên hệ giám sát trước giờ họp
  • Thời gian khắc phục một lỗi thường gặp từ xa, không cần người tới hiện trường

Khi chỉ tiêu đã được ghi thành con số, chủ đầu tư có căn cứ để so sánh các phương án dự thầu, và nhà thầu biết chính xác mình phải bàn giao cái gì.

Nguồn điện ở điểm cầu xa

Trụ sở xã ở vùng nông thôn thường chịu điện lưới yếu hơn thành phố và nhiều sét hơn vào mùa mưa. Mỗi điểm cầu cần một lớp lọc nguồn và lưu điện vừa đủ để cuộc họp không bị cắt ngang khi điện chập chờn, và để thiết bị không hỏng dần sau mỗi mùa giông. Đây là khoản chi nhỏ trên mỗi phòng nhưng quyết định tuổi thọ của cả mạng lưới. Xem nguồn sạch và năng lượng và nguồn an toàn, chống sét, lọc nhiễu, UPS.

Ba điều nên chốt trước gói thầu đầu tiên

Danh mục điểm cầu theo cấp và bộ cấu hình chuẩn của từng cấp. Có danh mục này, các xã đầu tư ở đợt sau sẽ nối được ngay vào mạng chung mà không phải sửa.

Các chỉ tiêu đo nghiệm thu đưa vào hồ sơ mời thầu. Không có chỉ tiêu, mọi phương án dự thầu đều có vẻ giống nhau trên giấy.

Đường truyền, phân vùng mạng và người chịu trách nhiệm vận hành trung tâm giám sát. Ba câu hỏi này phải có câu trả lời trước khi lắp thiết bị, vì chúng quyết định mạng lưới chạy được bao nhiêu năm sau ngày bàn giao.

Bá Hùng trong một dự án mạng họp trực tuyến

Chúng tôi tham gia ở năm vai: tư vấn kiến trúc giải pháp và bộ cấu hình chuẩn từ giai đoạn lập đề án, cung cấp thiết bị từ các đối tác trực tiếp tại G7, Anh và châu Âu với hồ sơ xuất xứ đầy đủ cho mua sắm công, thi công tích hợp theo cụm địa bàn, bảo hành bảo trì dài hạn, và ứng cứu nhanh cho các phiên họp trọng yếu. Quy trình vận hành theo ISO 9001 duy trì liên tục từ năm 2011.

Xem thêm các giải pháp khác cho khối chính quyền tại trang Cơ quan chính phủ, và giải pháp cho phòng điều hành và trung tâm chỉ huy, nơi thường đặt trung tâm giám sát của cả mạng lưới.

Nếu tỉnh hoặc thành phố của quý cơ quan đang lập đề án họp trực tuyến cho các xã phường, đó là lúc rẻ nhất để chốt bộ cấu hình chuẩn. Gửi danh sách điểm cầu hoặc bản vẽ cho kiến trúc sư giải pháp của Bá Hùng qua trang Liên hệ.

Related article