Cart
Continue shopping
Go to cart

Sảnh đón và hành trình đến phòng: vài phút đầu quyết định cả kỳ lưu trú

Từ lúc xe dừng trước sảnh tới lúc cửa phòng đóng lại sau lưng, một vị khách chỉ mất vài phút. Sảnh là nơi chủ đầu tư thường chăm chút kỹ nhất về vật liệu: mái sảnh, đá lát, đèn chùm, quầy lễ tân. Điều ít ai kiểm soát được là đoạn đường đó nghe như thế nào và vận hành có trơn tru không, vì những thứ này nằm rải rác ở nhiều gói thầu và hiếm khi có ai đi lại hành trình của khách trước ngày khai trương.

Bài này đi cùng một vị khách vừa tới sau chuyến bay muộn, qua từng chặng, và ghi lại những gì cần có sẵn trong thiết kế ở mỗi chặng. Bài Tổng quan đã nêu nguyên tắc chia vùng âm thanh cho sảnh. Ở đây là chi tiết của từng điểm dừng.

Dưới mái sảnh xe: chặng giữa ngoài và trong

Vị khách xuống xe dưới mái sảnh. Phía sau là tiếng đường phố hoặc tiếng sóng, phía trước là cửa kính. Đây là chặng chuyển tiếp, và cũng là chặng hay bị bỏ quên trong thiết kế âm thanh. Mái sảnh thường có loa riêng, nhưng nếu loa này phát cùng mức với sảnh trong nhà thì ngoài trời nghe lọt thỏm, còn nếu vặn to lên thì làm phiền cả khu xung quanh.

Cách làm hợp lý là để vùng mái sảnh có nguồn nhạc và mức âm lượng riêng, có thể tự điều chỉnh theo tiếng ồn nền và nhỏ đi về đêm. Thiết bị ở đây chịu mưa tạt, nắng, và với khu nghỉ dưỡng ven biển là hơi muối, nên chọn theo cấp bảo vệ chống nước, bụi và ăn mòn phù hợp với khu vực; phần này nói trong bài Hồ bơi, cảnh quan và bãi biển. Ánh sáng mái sảnh cũng nên đi theo cảnh: sáng rõ lúc đón khách, dịu xuống về khuya nhưng vẫn đủ để nhân viên nhìn rõ biển số xe và hành lý.

Qua cửa kính: mười giây đầu trong sảnh

Bước qua cửa, khách cảm nhận nhiệt độ, ánh sáng và âm thanh gần như cùng lúc. Một sảnh lạnh buốt, đèn chói và ồn tạo cảm giác khác hẳn một sảnh mát vừa phải, ánh sáng dịu, nhạc nền ở mức vừa đủ, dù hai sảnh có thể dùng cùng một loại đá.

Với âm thanh, mục tiêu là sự liền mạch. Nhạc trong sảnh nên cùng tinh thần với vùng mái sảnh nhưng ở mức phù hợp không gian kín, và các vùng liền kề không được nghe như hai bài hát chồng lên nhau. Đặt các vùng này trên một hệ âm thanh thương mại đa vùng giúp chúng chạy theo một kịch bản chung, khỏi phải chỉnh từng bộ khuếch đại riêng lẻ. Khi khách sạn có bản sắc âm thanh riêng, sảnh là chỗ nó được nghe rõ nhất; phần này được nói trong bài Bản sắc âm thanh cho thương hiệu khách sạn.

Ánh sáng sảnh nên được điều khiển theo cảnh, đổi theo giờ trong ngày, và đi cùng âm thanh. Khi sảnh chuyển sang chế độ tối, nhạc cũng nhỏ đi và đổi sang danh sách phát buổi tối, thay vì để nhân viên chỉnh từng thứ một. Chiếu sáng thông minh và âm thanh nên dùng chung một lịch, qua bộ điều khiển trung tâm hoặc kết nối giữa hai hệ, chốt trong hồ sơ thiết kế.

Ở quầy lễ tân: cuộc trò chuyện chỉ hai người nghe

Vị khách đến quầy, nói tên, số đặt phòng, trao đổi về thanh toán, và nghe nhân viên báo số phòng. Khách đứng ở quầy bên cạnh không nên nghe được những thông tin này. Ở chiều ngược lại, nhân viên lễ tân phải nghe rõ khách trong lúc sảnh vẫn đang có nhạc và tiếng người.

Lớp đầu tiên, và thường ít tốn kém nhất, là khoảng cách: các vị trí tiếp khách đặt đủ xa nhau và vạch chờ lùi khỏi quầy, chốt trên bản vẽ nội thất. Sau đó mới đến các lớp kỹ thuật. Vật liệu hấp âm ở trần phía trên quầy và vách phía sau quầy giảm tiếng vang. Hệ che tiếng ồn có kiểm soát (sound masking) phát một nền âm nhẹ ở khu chờ và giữa các quầy, giúp lời nói ở quầy bên khó nghe rõ hơn. Loa nhạc nền đặt lệch khỏi vị trí nhân viên đứng nói. Mức che tiếng ồn cần được đặt và đo tại chỗ sau khi lắp: đặt quá tay thì nghe như tiếng điều hoà lớn và người ta phải nói to hơn, quá nhẹ thì không có tác dụng. Phần đặt mục tiêu và đo tại hiện trường được trình bày ở trang âm học và kiểm soát tiếng ồn.

Với khách nghe kém, quầy lễ tân là nơi một lớp tùy chọn có ích rõ nhất: vòng nghe từ trường tại quầy, giúp người dùng máy trợ thính có chế độ T (cuộn cảm) nghe thẳng giọng nhân viên mà không lẫn tiếng sảnh. Nếu chủ đầu tư chọn lớp này, vòng nghe tham chiếu IEC 60118-4:2014 kèm sửa đổi 1:2017, và vị trí đặt cần có trên bản vẽ quầy cùng biểu tượng nhận biết cho khách.

Camera ở sảnh thường thuộc gói thầu an ninh riêng. Điều cần chốt ở thiết kế là camera không hướng vào màn hình quầy lễ tân hay giấy tờ khách đặt trên quầy, không bật thu âm tại khu quầy, và bản ghi được quản lý theo quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân; quy trình cụ thể do chủ đầu tư và đơn vị vận hành xây dựng.

Khu chờ và quầy bar sảnh: khi một đoàn bốn mươi người đến cùng lúc

Khách lẻ đi qua sảnh trong vài phút. Một đoàn khách thì khác: bốn mươi người cùng xuống xe, ngồi chờ phát chìa khoá, nghe hướng dẫn viên nói lịch trình. Lúc đó sảnh cần một chế độ riêng.

Một màn hình ở khu chờ hiển thị lời chào đoàn, lịch trình ngày mai, giờ ăn sáng, giúp lễ tân bớt phải nhắc đi nhắc lại. Phần này thuộc hình ảnh và AV qua IP và nên được cấp nội dung từ một nơi, để nhân viên đổi thông tin trong vài phút. Nội dung hiển thị chỉ nên ở mức tên đoàn và lịch chung. Thông tin cá nhân của khách không đưa lên màn hình công cộng, và việc hiển thị tên đoàn cần được bên đặt phòng đồng ý trước. Một điểm micro cho hướng dẫn viên ở khu chờ, chỉ phát ra vùng loa khu chờ, giúp đoàn nghe được mà không phải tăng nhạc cả sảnh.

Quầy bar sảnh có thể sống động hơn khu chờ vào buổi tối, nhưng không được lấn sang quầy lễ tân. Ranh giới vùng âm thanh giữa hai khu nên vẽ trên bản vẽ nội thất từ đầu, cùng với vị trí loa trong bản vẽ âm thanh theo thiết kế nội thất.

Thang máy và hành lang: đoạn đường khách đi một mình

Rời sảnh, vị khách vào thang máy rồi đi dọc hành lang tới phòng. Đoạn này yên tĩnh hơn nhiều. Nhạc ở sảnh thang máy, nếu có, chỉ nên ở mức rất thấp, và hành lang dãy phòng thường nên yên lặng, nhất là sau mười giờ đêm, khi khách khác đã ngủ. Loa trong cabin thang máy, nếu có, thuộc phạm vi phối hợp với nhà cung cấp thang máy.

Hành lang lại là nơi phải nghe rõ khi có thông báo khẩn cấp. Loa của hệ thông báo và hướng dẫn sơ tán phủ hành lang và sảnh thang máy theo vùng, và nhạc nền ở các khu này tự cắt khi có bản tin khẩn. Cửa phòng khách sạn thường cách âm tốt, nên loa ngoài hành lang khó đủ để đánh thức khách đang ngủ trong phòng. Cách đưa âm thanh báo động vào tới đầu giường, cùng vị trí, mật độ loa và mức âm mục tiêu, được thể hiện trong hồ sơ thiết kế phòng cháy chữa cháy của công trình. Các kịch bản khẩn cấp được nói riêng trong bài An toàn của khách lưu trú.

Cửa phòng đóng lại. Từ đây là chuyện của giấc ngủ, được nói trong bài Phòng nghỉ và giấc ngủ của khách.

Người vận hành hành trình đó mỗi ngày

Khách đi qua sảnh vài lần trong một kỳ lưu trú. Nhân viên lễ tân và kỹ thuật đi lại hành trình đó mỗi ca, mỗi ngày. Nếu đổi nhạc sảnh cần gọi kỹ thuật, đổi lời chào trên màn hình phải chờ bộ phận tiếp thị, chỉnh ánh sáng buổi tối phải vào phòng kỹ thuật, thì sau vài tháng mọi thứ sẽ được để nguyên ở một chế độ cho đỡ phiền.

Vì vậy hệ thống cho sảnh nên có một bảng điều khiển đơn giản đặt ở phía sau quầy, với vài cảnh dựng sẵn cho các tình huống quen thuộc: buổi sáng, buổi tối, đêm khuya, đoàn đến, sự kiện ở sảnh. Lịch tự động lo phần lớn việc chuyển cảnh, nhân viên chỉ chỉnh tay khi cần. Quyền thay đổi lịch và giới hạn âm lượng nên dành cho quản lý, còn nhân viên ca chỉ được chọn cảnh trong giới hạn đã đặt. Lịch kiểm tra định kỳ giúp các cảnh này không bị trôi dần theo thời gian. Việc giữ hệ thống chạy đúng khi đội ngũ thay đổi được nói trong bài Từ trước khai trương tới năm vận hành đầu tiên.

Những điều nên đưa vào hồ sơ thiết kế cho sảnh và hành trình đến phòng

  • Sơ đồ vùng âm thanh từ mái sảnh tới hành lang, mỗi vùng có nguồn, lịch phát và giới hạn âm lượng riêng. Các điểm cần phối hợp với kiến trúc sư được gom ở bài Ghi chú cho kiến trúc sư.
  • Thiết bị ngoài trời ở mái sảnh chọn theo điều kiện mưa, nắng, hơi muối của khu vực.
  • Kịch bản cảnh cho sảnh, dùng chung lịch giữa âm thanh và chiếu sáng.
  • Mục tiêu riêng tư lời nói tại quầy lễ tân, gồm khoảng cách giữa các vị trí tiếp khách, vật liệu hấp âm, vị trí loa, mức che tiếng ồn đo tại chỗ.
  • Vòng nghe tại quầy lễ tân và biểu tượng nhận biết, nếu chủ đầu tư chọn lớp này.
  • Màn hình khu chờ có nguồn nội dung tập trung, quy định nội dung được phép hiển thị.
  • Hướng đặt camera ở sảnh tránh màn hình quầy và giấy tờ của khách, không thu âm tại quầy.
  • Phân vùng loa thông báo khẩn ở hành lang, sảnh thang máy, cách đưa âm báo động vào phòng nghỉ, và cơ chế cắt nhạc nền, thể hiện trong hồ sơ thiết kế phòng cháy chữa cháy.
  • Bảng điều khiển sau quầy với các cảnh dựng sẵn và phân quyền theo vai.

Các yêu cầu trong bài nêu ở mức thiết kế. Quy chuẩn và quy định pháp luật áp dụng cho từng công trình do đơn vị tư vấn thiết kế và cơ quan có thẩm quyền xác định.

Khi bản vẽ sảnh và quầy lễ tân còn chỉnh được, Bá Hùng có thể cùng kiến trúc sư và nhà thiết kế nội thất đi lại hành trình của khách trên bản vẽ, ghi ra những điểm cần chốt cho âm thanh, hình ảnh và ánh sáng. Cách chúng tôi làm việc ở giai đoạn này được trình bày tại trang tư duy kiến trúc giải pháp.

Related article